Confidentialité

Qui garde vos données

L’association Café Psyché est responsable de vos données. Elle seule y a accès, par les membres de son bureau, chacun pour ce qui le concerne :

• le président voit tout ;
• le secrétaire général : les séances (inscriptions, intervenants, annonces), et les nom, e-mail et téléphone des adhérents, en lecture ;
• le trésorier : la trésorerie (dons, dépenses), et les nom et e-mail des adhérents, en lecture ;
• la community manager : la communication, et des séances seulement les dates, titres et lieux, jamais une donnée personnelle des adhérents ni des inscrits.

• Adresse postale : 135 avenue de Flandre, 75019 Paris
• E-mail de contact : association.cafepsyche@gmail.com

Ce que nous gardons, et pourquoi

• Votre nom, votre e-mail et votre téléphone : pour traiter votre adhésion, vous recontacter et vous proposer des missions.
• Votre profil (par exemple « Étudiant(e) en psychologie », et une précision si vous en donnez une) : pour proposer des missions adaptées.
• Votre intérêt pour les missions, et les missions proposées ou attribuées : pour organiser les missions que l’association confie à ses adhérents.
• Votre accord pour WhatsApp (seulement si vous avez donné un numéro) : sans lui, le bureau ne vous écrit pas sur WhatsApp.
• Votre compte de connexion, si vous en avez un : votre e-mail et une empreinte de votre mot de passe (jamais le mot de passe lui-même).

Le formulaire d’adhésion ne vous demande pas de cocher une case pour cela : ces informations servent seulement à traiter votre adhésion et à vous recontacter, comme l’explique cette page. Les cases « missions » et Psyché sont facultatives.

Nous ne gardons pas votre adresse IP. Pour freiner les envois en masse, nous gardons seulement, pendant un jour au plus, une empreinte qui ne permet pas de la retrouver.

Combien de temps

• Tant que vous êtes adhérent, puis 3 ans après votre dernier contact avec l’association (durée proposée, à valider par le bureau).
• Une demande d’adhésion qui n’aboutit pas : 3 ans après la demande (durée proposée, à valider par le bureau).
• Sur votre demande, votre fiche est anonymisée : votre nom, votre e-mail et votre téléphone sont effacés. Les missions passées restent, sans votre nom, pour l’historique de l’association.

Qui d’autre les voit

Personne en dehors du bureau de l’association. Pour faire fonctionner Psyché, des prestataires techniques hébergent les données pour le compte de l’association : l’hébergement du site (Vercel), la base de données (Neon), l’envoi des courriels (Resend). Les données sont stockées dans l’Union européenne : la base de données et les pièces jointes à Francfort (Allemagne), et les courriels partent d’Irlande. Vercel, Neon et Resend sont des sociétés établies aux États-Unis. Les dons en ligne sont encaissés par HelloAsso, société française (voir « Les dons »).

Les formulaires du site de l’association

Le formulaire « Nous écrire » (page Contact) envoie votre nom, votre e-mail et votre message. Il part seulement par courriel au bureau de l’association, pour vous répondre : il n’est pas enregistré dans l’outil de l’association.

Le formulaire « Faire appel à nous » (page Partenariat) envoie le nom de votre structure, votre nom, votre e-mail, votre téléphone si vous le donnez, et votre message. Il ne sert qu’à répondre à votre demande : elle est enregistrée dans l’outil de l’association et transmise par courriel à son bureau. Nous ne gardons pas votre adresse IP (seulement, pendant un jour au plus, une empreinte qui ne permet pas de la retrouver, pour freiner les envois en masse ; c’est vrai aussi pour « Nous écrire »). Les demandes des structures sont gardées 3 ans après notre dernier échange (durée proposée, à valider par le bureau). Vous pouvez en demander la suppression à tout moment, en écrivant à l’association.

Le site de l’association (cafepsyche.com) ne dépose aucun cookie et ne mesure pas l’audience.

Les inscriptions aux événements

Quand vous vous inscrivez à une rencontre ou à une conférence sur le site de l’association, nous gardons votre nom, votre e-mail, votre téléphone si vous le donnez, le nombre de personnes et votre présence le jour même. Ils servent à gérer votre inscription : la confirmation, la liste d’attente, un rappel la veille à 20 h (toujours), un éventuel changement de dernière minute. Aucune case n’est à cocher pour cela : elles ne servent qu’à votre inscription. Pour une nouvelle personne, le bureau valide d’abord l’inscription ; la confirmation part ensuite.

Le résumé de la séance : une fois publié, il vous est envoyé par e-mail si vous êtes venu(e) (ou, si la présence n’a pas été notée, si vous étiez inscrit(e)), une seule fois. Il ne part pas si vous vous êtes désabonné(e) des annonces ou si vous les avez refusées ; chaque envoi a son lien « Ne plus recevoir ces e-mails ».

Une question pour l’intervenant (facultative) : elle lui est transmise sans votre nom ni votre adresse, avec celles des autres personnes inscrites. Le bureau, lui, voit qui l’a posée ; il peut la retirer, ou la garder, toujours sans nom, comme idée pour les publications de l’association. Vous la modifiez ou la retirez par le lien de vos e-mails, jusqu’au jour de la séance à midi ; elle est effacée avec votre inscription.

Comment vous avez connu Café Psyché (le nom du groupe WhatsApp, le prénom et le nom de la personne qui vous l’a recommandé, ou une autre précision) : nous le demandons pour la sécurité des séances. Seul le bureau le voit ; il est effacé après 3 ans avec le reste de votre inscription.

Des photos peuvent être prises pendant les séances pour l’Instagram de l’association : si vous préférez ne pas y apparaître, dites-le à l’accueil, ou écrivez-nous ensuite pour qu’une photo où l’on vous reconnaît soit retirée. Ces photos sont gardées dans un stockage privé de l’application (jamais publiques avant leur publication sur Instagram, le lendemain de la séance) ; une photo retirée est effacée de l’application, et de la publication Instagram si elle y était déjà.

Ces informations sont gardées 3 ans après votre dernière inscription (chaque nouvelle inscription relance les 3 ans), puis effacées : il ne reste que le nombre d’inscrits et de présents. Vous pouvez annuler votre inscription à tout moment par le lien reçu par e-mail.

Le remerciement et votre avis

Le mercredi qui suit une séance où vous étiez inscrit(e), l’association vous écrit une fois pour vous remercier (sans vérifier qui est venu), avec un court résumé de la séance, trois boutons pour donner votre avis (« Beaucoup aimé », « Un peu », « Pas vraiment ») et, si vous le souhaitez, un commentaire de 500 caractères au plus. Vous pouvez changer d’avis pendant 14 jours.

Votre avis et votre mot ne sont jamais publiés : seul le bureau les lit, pour améliorer les séances. Ils sont gardés comme votre inscription (3 ans après votre dernière inscription) ; votre mot est effacé avec elle, l’avis ne reste qu’en nombre.

Les recommandations et nos publications

Un adhérent peut proposer, depuis son espace, un livre, un film ou une exposition à recommander. Le bureau la lit, la retouche s’il le faut, la garde ou non. Votre nom n’est jamais publié ; votre prénom ne l’est que si vous avez coché « Vous pouvez citer mon prénom ». Une proposition est gardée tant que la recommandation sert, et part avec votre compte.

La page « Recommander un livre ou un film » du site de l’association (cafepsyche.com/recommander), sans compte, envoie votre prénom, le livre ou le film, ce que vous en dites, et votre e-mail si vous le donnez. Elle est enregistrée dans l’outil de l’association, où le bureau et la personne chargée de la communication la lisent ; votre prénom n’est montré à la personne chargée de la communication, et publié, que si vous avez coché « Vous pouvez citer mon prénom » ; votre e-mail n’est vu que du bureau, seulement pour vous répondre. Nous ne gardons pas votre adresse IP (seulement, pendant un jour au plus, une empreinte qui ne permet pas de la retrouver, pour freiner les envois en masse). La recommandation est gardée tant qu’elle sert ; vous pouvez en demander la suppression à tout moment, en écrivant à l’association.

Les publications Instagram de l’association sont préparées par le bureau et par une personne chargée de la communication, qui a un accès limité : le planning, les visuels et les recommandations, jamais les fiches des adhérents, les inscriptions ni les adresses e-mail. Son adresse e-mail, gardée dans les réglages, ne sert qu’à lui envoyer les visuels du jour. Chacun peut s’abonner au calendrier des publications par une adresse secrète, qu’il peut révoquer à tout moment ; ce calendrier ne contient que des titres de séances et d’œuvres.

Quand le bureau a connecté le compte Instagram de l’association, les publications cochées « Prête » partent toutes seules. Ce qui est envoyé à Instagram (Meta) : les images de la publication et sa légende, rien d’autre ; les images sont déposées pour quelques minutes dans un stockage privé, à une adresse impossible à deviner, puis effacées. Le jeton qui permet de publier est gardé chiffré, jamais affiché ; il est effacé quand le bureau déconnecte le compte.

Les statistiques Instagram : chaque matin, Psyché relève auprès d’Instagram, pour les publications de l’association des 30 derniers jours, des nombres seulement : la portée, les « J’aime », le nombre de commentaires, les enregistrements, les partages, les vues, et le nombre d’abonnés du compte. Jamais le nom, le compte ni le texte d’une personne qui aime, commente ou suit l’association. Ces nombres servent à savoir quelles publications plaisent ; seuls le bureau et la community manager les voient.

La validation des nouvelles personnes

Pour certains événements, une personne que l’association ne connaît pas encore n’est pas inscrite tout de suite : elle confirme d’abord son adresse par le lien reçu par e-mail (valable 7 jours, et jamais après le début de l’événement), puis le bureau accepte ou refuse sa demande. Une demande refusée, ou jamais décidée, est effacée le lendemain de l’événement ; une demande jamais confirmée, dès que son lien a expiré. Un refus ne vaut que pour cet événement.

Les personnes connues sont inscrites tout de suite : les adhérents confirmés, les personnes déjà inscrites à une séance passée, celles que le bureau a déjà acceptées, et les habitués que le bureau a ajoutés à la liste (nom et e-mail). Le bureau seul voit cette liste ; elle ne sert qu’à cela. Elle suit la durée de conservation des inscriptions (3 ans après la dernière). Pour en sortir, écrivez à l’association : le bureau vous retire de la liste, et rien d’autre ne change.

Les annonces de nos événements

• Les adhérents reçoivent l’annonce des événements d’office ; ils peuvent se désinscrire à chaque e-mail ou depuis Ma fiche.
• Les personnes qui se sont inscrites à un événement reçoivent ensuite l’annonce des prochains, sauf si elles ont coché « Je ne souhaite pas recevoir l’annonce des prochains événements ». Leur adresse est gardée pour cela jusqu’à leur désinscription, et au plus 3 ans après leur dernière inscription.
• Selon ce que vous avez suivi : si vous êtes venu(e) au moins une fois à une intervention, vous recevez l’annonce des interventions et des conférences grand public ; si vous ne vous êtes inscrit(e) qu’à des conférences grand public, vous ne recevez que celles-ci. Pour le savoir, nous regardons seulement vos inscriptions gardées, au moment de l’envoi. L’annonce part le lundi de la semaine de la séance.
• Chaque annonce a un lien « Ne plus recevoir ces annonces ». Après une désinscription, nous ne gardons pas votre adresse : seulement, pendant 3 ans, une empreinte qui ne permet pas de la retrouver, pour ne jamais vous réinscrire sans le vouloir.

Les enregistrements de nos séances

• Sur le site de l’association, un enregistrement (YouTube, Spotify, SoundCloud, Ausha ou Apple Podcasts) apparaît d’abord comme une simple image avec un bouton « Écouter » ou « Regarder ». Rien ne se charge depuis ces sites avant votre clic : ni cookie, ni connexion. Après le clic, c’est le lecteur du site d’origine, avec ses propres règles (YouTube en mode « sans cookies »).
• Sur quel accord : un enregistrement n’est publié que si chaque personne qu’on y entend ou qu’on y voit a donné son accord pour sa diffusion ; le bureau le note, avec sa date. L’accord donné pour une fiche intervenant ne vaut pas accord pour un enregistrement.
• Le retirer : écrivez-nous à association.cafepsyche@gmail.com ; l’enregistrement est retiré du site. Nous n’hébergeons aucun fichier audio ou vidéo.
• Le nombre de présents à une séance sert au bilan de l’association ; il n’est jamais publié.
• L’enregistrement audio pour le résumé : le bureau peut enregistrer une séance pour en écrire le résumé, avec l’accord de l’intervenant. On y entend aussi les questions du public. Cet audio n’est jamais publié : il est gardé dans un stockage privé et effacé 30 jours après la séance (ou plus tôt, à la demande du bureau). Il est transcrit par Mistral AI (société établie en France), qui le traite pour le compte de l’association. La transcription reste avec la séance, visible du bureau seulement ; seules les paroles de l’intervenant peuvent servir à proposer un brouillon de résumé. Pour qu’un passage où l’on vous entend soit effacé, écrivez-nous à association.cafepsyche@gmail.com.

Sauvegardes et erreurs

• Les sauvegardes : chaque semaine, une copie de la base est faite pour pouvoir la restaurer en cas d’accident. Elle est chiffrée avant d’être écrite, gardée 8 semaines dans un espace privé, puis effacée.
• Les erreurs : quand une page de l’outil rencontre une erreur, nous en gardons une trace 90 jours pour la corriger : la page concernée et un message technique, sans adresse e-mail ni donnée personnelle.

Les intervenants

Le site et les réseaux de l’association présentent les personnes qui interviennent à ses rencontres et conférences.

• Ce qui est publié : le prénom et le nom (ou le prénom seul, si la personne le préfère), la qualification, une courte présentation, les thèmes de ses interventions et sa photo. Rien d’autre : ni e-mail, ni téléphone.
• Sur quel accord : rien n’est publié sans l’accord de la personne. Le bureau le note, avec sa date et le texte exact de l’accord donné ; la personne peut aussi le donner ou le retirer elle-même depuis son espace d’intervenant.
• Comment le retirer : écrivez-nous à association.cafepsyche@gmail.com. Dès que l’accord est retiré, la fiche et la photo disparaissent du site (en quelques minutes) ; nous ne les utilisons plus dans de nouveaux visuels. La photo est gardée dans un stockage privé, et effacée à votre demande.
• Son espace d’intervenant : si le bureau l’y invite, la personne a un compte (son e-mail et une empreinte de son mot de passe) qui ne donne accès qu’à ses séances : jamais aux adhérents ni aux inscrits (seulement leur nombre). Ce qu’elle y dépose (accroche, support, proposition de résumé, références, fichiers PDF, PowerPoint ou Word de 20 Mo au plus, notes pour le bureau) est gardé dans l’outil et dans un stockage privé ; un fichier envoyé est vérifié à son arrivée (son contenu réel, sans macros), sinon il est aussitôt effacé. Rien n’est publié sans le bureau ; les références et documents seulement si elle l’a accepté ; ses notes jamais. Elle voit l’avis du public sur sa séance en chiffres seulement, sans nom.
• Pour une conférence grand public : la personne peut présenter sa venue (sa photo, sa qualité, son parcours, une phrase, ses œuvres, pourquoi venir) pour trois publications Instagram et la page de la conférence. Rien ne sert sans la relecture du bureau, et sa photo et sa présentation ne sont publiées qu’avec sa case cochée « J’accepte que ma photo et ma présentation soient publiées… », gardée avec sa date. Décocher la case les retire de la page en quelques minutes ; la photo reste dans un stockage privé, effacée à sa demande.

Les dons

Les dons en ligne passent par HelloAsso (HelloAsso SAS, en France), la plateforme de paiement des associations : c’est elle qui encaisse, l’association ne voit jamais votre carte bancaire. HelloAsso traite vos données de paiement selon ses propres conditions.

• Ce que nous gardons : la date et le montant du don, s’il est ponctuel ou mensuel, son état (payé, remboursé, échoué), votre prénom, votre nom, votre e-mail et, si vous l’avez indiquée à HelloAsso, votre adresse postale.
• Pourquoi : la comptabilité de l’association, et un e-mail pour vous remercier (une fois par don). Si vous êtes aussi adhérent(e), votre fiche indique vos dons au bureau. Seul le bureau voit les dons ; ils ne sont ni publiés ni cédés.
• Combien de temps : 10 ans après le don, la durée de conservation des pièces comptables.

Les dépenses des membres

Un adhérent ou un membre du bureau qui a payé pour l’association, ou qui transmet une facture à payer, la dépose dans son espace avec ses justificatifs.

• Ce que nous gardons : la date, le montant, l’objet, la catégorie, la séance liée, les justificatifs (PDF ou photos, dans un stockage privé), votre nom, et ce qu’en fait le bureau (validation, paiement, sa date et son moyen).
• Vos coordonnées bancaires : pour un remboursement par virement, le titulaire et l’IBAN. L’IBAN est gardé chiffré ; il est affiché masqué (« FR76 •••• •••• 1234 »), et en entier seulement à ceux qui valident les dépenses, chaque affichage étant noté. Il n’apparaît jamais dans un e-mail, un export ou un journal. Si vous cochez « Garder ces coordonnées », vous pouvez les effacer à tout moment depuis « Mes dépenses ».
• Combien de temps : 10 ans, la durée de conservation des pièces comptables. Un compte supprimé garde ses dépenses passées, sous son nom, sans ses coordonnées gardées.

La trésorerie de l’association

Le bureau tient les comptes de l’association : les recettes (subventions, dons par chèque, virement ou espèces, participations aux frais, ventes), les dépenses, le solde lu sur les relevés de la banque et le budget de la saison. Aucune connexion à la banque.

• Ce que nous gardons : pour une recette, la date, le montant, l’origine (une personne ou une structure), la catégorie, le moyen et un justificatif facultatif, dans un stockage privé.
• Qui la voit : le bureau seulement ; seuls ceux qui valident les dépenses saisissent. Le journal remis à un comptable n’a jamais d’IBAN, ni le nom des donateurs en ligne.
• Combien de temps : 10 ans, la durée de conservation des pièces comptables.

Les missions et les opportunités partagées

Le bureau peut vous présenter par e-mail une opportunité de mission (son titre, sa description, sa date, son lieu), à vous seul(e) ou à tous les adhérents, jamais si vous avez refusé les e-mails de l’association. « Ça m’intéresse » est noté sur votre fiche, et le bureau en est prévenu.

Quand une mission vous est attribuée, vous validez la charte des missions d’un clic : la date et la version de la charte sont gardées avec la mission.

Supprimer votre fiche efface votre nom, vos coordonnées, votre compte, vos accords et vos inscriptions à venir. Restent, parce que la loi ou la comptabilité l’exige : vos dépenses et dons passés (sans coordonnées bancaires), et vos missions passées, sans votre nom.

Les images des recommandations

Chaque livre, film ou exposition recommandé a une vraie image, jamais générée par une intelligence artificielle : l’affiche ou une scène d’un film, la couverture d’un livre ou une photo de son auteur, ou une photo prise par l’équipe.

Pour les trouver, l’application interroge The Movie Database (TMDB), Open Library, Google Books, Wikidata et Wikimedia Commons, en ne leur envoyant que le titre de l’œuvre, son auteur ou son réalisateur et son année : jamais une donnée sur vous. L’image choisie est copiée dans notre stockage privé, avec sa source, son auteur et sa licence ; une photo de Wikimedia Commons est créditée dans la légende Instagram, comme sa licence le demande.

Ce produit utilise l’API TMDB mais n’est ni approuvé ni certifié par TMDB.

Psyché et les contacts professionnels

Psyché est une structure distincte de l’association Café Psyché. Elle ne reçoit que les coordonnées des personnes qui ont coché, de leur propre choix, la case :

« Je souhaite être contacté(e) par Psyché pour des opportunités professionnelles liées à la psychologie et à l’éducation. »

Cette case est facultative et décochée par défaut ; elle n’a aucun effet sur votre adhésion. Nous gardons la date de votre accord et le texte exact que vous avez accepté. Les autres informations de l’association ne sont jamais transmises à Psyché. Si vous retirez votre accord, vos coordonnées sont aussitôt effacées de la liste de Psyché.

Les demandes faites à Psyché (un particulier ou une organisation qui demande l’intervention d’un psychologue) : elles sont saisies par les présidents seulement ; il n’existe aucun formulaire public pour les envoyer. Nous gardons les coordonnées du demandeur, son besoin décrit sobrement, le lieu, les dates et le budget, le psychologue proposé et le suivi de la mission jusqu’à sa facture. Psyché ne fait aucun diagnostic et n’utilise aucune intelligence artificielle sur ces demandes. Les psychologues de Psyché ont une fiche (coordonnées, numéro ADELI ou RPPS, spécialités, zone, disponibilités) ; un adhérent n’en a une que s’il a donné l’accord ci-dessus.

Vos droits

Vous pouvez à tout moment :

• savoir quelles informations nous avons sur vous, et en recevoir une copie ;
• les faire corriger ;
• les faire effacer (votre fiche est alors anonymisée) ;
• vous opposer à leur utilisation, ou en demander la limitation ;
• retirer un accord donné (WhatsApp, contact par Psyché).

Comment exercer vos droits

• Si vous avez un compte : depuis Ma fiche, vous corrigez votre téléphone et vous donnez ou retirez vos accords (WhatsApp, Psyché).
• Dans tous les cas : en écrivant à l’association (e-mail de contact : association.cafepsyche@gmail.com). Le bureau répond dans un délai d’un mois.
• Si vous pensez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).